Nguyễn Đắc Xuân sinh năm 1937 tại Thừa Thiên Huế. Quê cha ở Huế, quê mẹ Thanh Hóa. Năm 1966, ông học xong Ban Việt Hán Đại học Sư phạm Huế. Sau đó ông đi kháng chiến, đến năm 1975 về lại Huế.

Ông làm việc tại Ban Tuyên giáo Thành ủy Huế, rồi làm Chủ tịch Hội Văn nghệ Thành phố Huế (1988), Phó Tổng biên tập kiêm Thư ký Tòa soạn tạp chí Sông Hương (1990), Trưởng Văn phòng Đại diện báo Lao Động tại miền Trung và Tây nguyên cho đến ngày hưu trí (1998).

Ông xuất thân trong gia đình có nhiều người phục vụ triều Nguyễn nên sớm có ý thức nghiên cứu triều Nguyễn và Huế xưa. Trong những năm học Việt Hán ở Đại học Sư phạm Huế ông đã bắt đầu ghi chép thông tin từ các bậc thầy ở Huế và sưu tập tư liệu về triều Nguyễn và Huế xưa.

Sau năm 1975 ông trải qua nhiều công việc hành chính văn nghệ, báo chí khác nhau nhưng rất quan tâm sưu tập sách tư liệu Việt ngữ, Hán Nôm, Pháp ngữ và Anh ngữ về triều Nguyễn và Huế xưa[1]. Nhờ “kho” tư liệu nầy ông đã viết được nhiều cuốn sách về triều Nguyễn và Huế[2].